Caso de Éxito: Cómo un Grupo Empresarial de Servicios se Puso al Día en IA, del Discovery a una Oficina Formada

En resumen

• 8 departamentos visitados en persona, cada uno en su propia sesión
• 75 procesos identificados para IA y automatización
• Más de 1.600 horas al año liberadas en el grupo
• 0 puertos abiertos a internet para conectar la IA a sus sistemas
• Toda la oficina formada, primero en conjunto y después departamento por departamento
• Un equipo externo de IA trabajando junto a su departamento de IT de principio a fin

El cliente

Un grupo de empresas de Baleares que trabaja en gestión de residuos, mobiliario urbano, jardinería y servicios públicos, con una oficina técnica que se presenta a licitaciones y equipos compartidos de finanzas, IT y RRHH. Muy sólido en lo operativo, y sostenido a base de hojas de cálculo, papel y un departamento de IT desbordado.

El punto de partida: «nos estamos quedando atrás»

La dirección lo tenía claro: competidores y colaboradores empezaban a trabajar con IA, y ellos no. No tenían una lista de proyectos, y todavía no la necesitaban. Sabían que perdían tiempo cada día en cosas que la IA podía resolver, y querían que alguien les dijera dónde, cómo y en qué orden.

Su equipo de IT era muy capaz pero estaba al límite: dos personas para datos, sistemas, ciberseguridad y soporte de todo el grupo, con proyectos esperando meses detrás de las urgencias del día. Montar un equipo propio de IA no era realista. Por eso contaron con Aitomatik como su equipo externo de IA y automatización: los especialistas que aportan el conocimiento y el método, y que trabajan codo con codo con su propio equipo técnico en lugar de sustituirlo.

Lo que encontramos al empezar:

• Excel y papel en procesos críticos. La revisión de nóminas, los presupuestos, los informes para ayuntamientos y los certificados se montaban a mano.
• Sistemas que no se hablaban entre sí. Un ERP propio, Business Central, el software de RRHH y varias aplicaciones internas, con personas copiando datos de uno a otro.
• Correo y teléfono desbordando la oficina. En temporada alta, alrededor de 100 solicitudes de presupuesto al día llegaban por email a una sola persona.
• Años de conocimiento atrapados en un servidor. Diecisiete años de documentos en los que nadie podía buscar.
• Una condición innegociable. Los datos de la empresa y las credenciales de los sistemas no podían salir de casa.

Paso 1: Preparación

Antes de pisar sus oficinas, hicimos los deberes. Trabajamos sobre el propio informe interno del grupo con sus problemas y necesidades, mapeamos las empresas y los departamentos y preparamos una batería de preguntas para cada área. También cerramos la agenda de la visita con su responsable de IT, para que cada sesión llegara a las personas adecuadas con las preguntas adecuadas.

Paso 2: Dos días en sus oficinas, departamento por departamento

Nos sentamos con cada departamento: oficina técnica, mobiliario urbano, jardinería, calidad y PRL, gestión de residuos, finanzas, IT y RRHH. Cada sesión empezaba en abierto, con una pregunta: «Si tuvieras un becario espabilado, ¿qué tareas le delegarías?» Después repasábamos las preguntas de la fase de preparación.

Algunas ideas se validaron en directo. Al terminar la sesión con IT, el equipo ya había automatizado la descarga de datos de flota y leía tickets de báscula de la cantera con IA de visión, y empezó a usar Claude Code ese mismo día.

Paso 3: Conclusiones, 75 procesos

De la visita salió el mapa completo: 75 procesos en los que la IA o la automatización podían ayudar, cada uno puntuado por impacto y esfuerzo, con una recomendación de arquitectura y un plan de arranque. Las mejoras transversales iban primero, porque dan resultados en semanas y financian el resto.

Paso 4: El giro: herramientas más rápidas, y hacerlas compatibles

Mientras el plan se ponía en marcha, la tecnología avanzó más rápido de lo que nadie esperaba. Buena parte de lo que un año antes exigía desarrollo propio ya venía de serie. Al revisar los 75 procesos con detalle, vimos que la mayoría se podían resolver con Claude Cowork, un agente de IA que trabaja en el propio ordenador del empleado con sus archivos, su correo y sus herramientas. El camino hacia el valor se volvía más sencillo y mucho más barato.

Eso devolvía a la mesa la pregunta que la dirección hizo desde el primer día: ¿qué sale exactamente de nuestra red? Les mostramos todas las arquitecturas posibles: todo dentro de sus propios servidores, el agente en el ordenador del empleado, o un servidor publicado en internet. Para cada una, un documento interactivo recorría paso a paso qué se envía, qué se queda dentro, quién lo autoriza y qué queda registrado. La dirección decidió con la foto completa.

Después la construimos junto a su equipo técnico. Nosotros aportamos la arquitectura, el modelo de seguridad y las revisiones; su equipo de IT, el conocimiento de sus propios sistemas y permisos, y es quien se queda con el resultado. La opción elegida fue una pasarela de solo lectura dentro de su propia red:

• Nadie entra desde fuera. La conexión siempre la inicia el equipo del empleado, dentro de la red. No se publica ningún servidor ni se abre ningún puerto.
• Solo lectura por diseño. La IA puede consultar datos, pero no tiene forma de modificarlos.
• Cada uno ve lo que ya podía ver. Los permisos se resuelven por persona contra Active Directory.
• Las credenciales no se mueven. Viven en la pasarela, y ni el empleado ni el modelo de IA las ven nunca.
• Todo queda registrado en la infraestructura de la propia empresa.

Ahora un empleado pregunta «¿qué facturas de este cliente están pendientes de cobro?», y al modelo solo viaja la respuesta, nunca el acceso al sistema.

Paso 5: Formación para toda la oficina

Las herramientas solo rinden si las personas saben usarlas, así que el último paso fue la alfabetización en IA de toda la oficina, en dos rondas.

Un taller general para todos: De chatbot a agente.

• Pedir resultados, no respuestas. El archivo acaba terminado en la carpeta que toca.
• Convertir el trabajo repetitivo en skills reutilizables. Comandos como /presupuesto, /seguimiento e /informe-semana.
• Tareas programadas, para que lo recurrente se haga solo.
• Triaje de correo y borradores, siempre revisados antes de enviar.
• Una política de uso clara. Solo cuentas corporativas, acceso de solo lectura a los sistemas, y una persona firma todo lo que sale de la empresa.

Después, una sesión por departamento con sus propios casos. Nos sentamos con cada equipo y pusimos en marcha sus procesos reales de entre los 75: verificación de nóminas con RRHH, presupuestos con comercial, informes para ayuntamientos con la oficina técnica, conciliación de facturas con finanzas. Cada departamento salió con sus propias skills funcionando, no con una lista de ideas.

El programa también cubre la obligación de alfabetización en IA que el Reglamento Europeo de IA (artículo 4) impone a las empresas cuyo personal usa IA.

Su equipo externo de IA, a largo plazo

El proyecto no termina con la formación. Seguimos como el equipo externo de IA y automatización del grupo:

• Asesoramos y respaldamos a su equipo de IT. Decisiones de arquitectura, revisiones de código y de seguridad, y una segunda opinión cada vez que aparece una herramienta o una idea nueva.
• Revisiones de desarrollo, para sacar más partido a Claude Code en toda la hoja de ruta.
• Sesiones de seguimiento con cada responsable de departamento tras unas semanas de uso diario, para revisar cómo usan la IA y subir el listón en sus propios casos.
• Nuevas automatizaciones a medida que el negocio las necesita, de entre los 75 procesos y más allá.
• Una bolsa de horas de asesoramiento para dudas, nuevas ideas y cambios de prioridad a medida que el negocio evoluciona.

Su equipo de IT sigue al mando de sus sistemas. Nosotros nos aseguramos de que nunca tenga que resolver la IA en solitario.

Los resultados

Proceso	Antes	Con el nuevo proceso
Verificación de nóminas contra los PDF de la gestoría	16–25 h/mes	menos de 2 h/mes
Informes mensuales para ayuntamientos	3–4 h por informe	30–45 min de revisión
Alta de un empleado en 6 sistemas	más de 15 h/mes en temporada alta	un único registro
Solicitudes de presupuesto en temporada alta	~100 al día, a mano	borrador automático, revisado y enviado
Análisis de pliegos para obras grandes	hasta dos semanas para presupuestar	pocos días

En todo el grupo, eso suma más de 1.600 horas al año que pasan del trabajo administrativo repetitivo al negocio. Igual de importante:

• Menos dependencia de personas concretas. Informes y licitaciones que solo sabía preparar una persona ahora son reproducibles.
• Un equipo de IT que entrega más rápido. El mismo equipo, con un acelerador de IA, saca adelante proyectos que llevaban meses esperando.
• IA adoptada con seguridad. Los datos se quedan dentro, las credenciales no se mueven y cada consulta queda registrada.

Claves

1. No hace falta tener una lista de proyectos para empezar. Un discovery estructurado convierte el «nos estamos quedando atrás» en un mapa priorizado.
2. Revisad el plan a medida que avanzan las herramientas. Lo que el año pasado exigía desarrollo propio puede venir hoy de serie.
3. Que vuestros datos se queden donde están. Con la arquitectura adecuada, la IA lee vuestro ERP sin exponerlo.
4. No hace falta montar un departamento de IA. Un equipo externo de IA junto a vuestro propio IT os da la experiencia sin aumentar plantilla.
5. Formad a todos, y luego a cada equipo en su trabajo. La formación general pone a la gente en marcha; las sesiones por departamento con casos reales hacen que se quede. Y ya es una obligación legal en la UE.

¿Podría vuestra empresa hacer lo mismo?

Si sentís que os estáis quedando atrás con la IA pero no sabéis por dónde empezar, ahí es exactamente donde estaba este grupo. Podemos ser también vuestro equipo de IA y automatización, trabajando junto a las personas que ya tenéis. Agenda una llamada de descubrimiento gratuita y también te haremos la pregunta del becario.