Software a medida con IA para empresas

Cuando tu empresa funciona con WhatsApp, Excel y papel, o con un programa estándar al que tu equipo tiene que adaptarse a la fuerza, un software a medida puede ser la mejor inversión. En Aitomatik desarrollamos herramientas de gestión a la medida de cómo trabaja tu equipo, con la IA y las automatizaciones integradas desde el primer día.

Cuándo compensa un software a medida

Un programa estándar (SaaS) es la mejor opción cuando encaja con tu forma de trabajar y lo usan pocas personas. El desarrollo a medida empieza a ganar cuando se da alguna de estas situaciones:

• Lo usa mucha gente. Los programas estándar cobran por usuario y mes. Con decenas o cientos de usuarios, la cuota se convierte en uno de los mayores gastos de software de la empresa, y crece cada vez que contratas.
• Tu proceso no encaja. Si tu equipo trabaja “alrededor” de la herramienta, con hojas de cálculo paralelas o grupos de WhatsApp, estás pagando por un programa y perdiendo el tiempo igualmente.
• Necesitas conectar tus sistemas. ERP, fichajes, contabilidad, CRM, portales de clientes: el software a medida habla con todos ellos sin intermediarios.
• La herramienta es parte de lo que vendes. Un portal o unos informes que tus clientes valoran se convierten en una ventaja competitiva que tu competencia no puede comprar.

El coste a largo plazo: sin cuotas por usuario

Este es el punto que más se pasa por alto. Un ejemplo orientativo:

	Programa estándar	Software a medida
Coste de entrada	Bajo	Desarrollo inicial
Coste mensual con 200 usuarios	200 × 25 € = 5.000 € al mes	Servidor y mantenimiento: una fracción
Al contratar a 50 personas más	+1.250 € al mes	Prácticamente igual
En 3 años	Más de 180.000 €	Desarrollo + costes de funcionamiento
Se adapta a tu proceso	Tú te adaptas a él	Sí

Los costes de funcionamiento de un software a medida (servidor, base de datos, uso de IA) dependen del volumen real de trabajo, no del número de personas que lo usan. Cuanto más se usa, más rentable es.

Con la IA dentro, no añadida después

Lo que diferencia nuestro desarrollo es que la IA y las automatizaciones forman parte del diseño:

• Informes redactados por IA a partir de los datos y fotos del mes, listos para revisar y enviar.
• Notas de voz convertidas en datos. El trabajador de campo habla y la IA rellena la incidencia: descripción, zona y urgencia.
• Alertas automáticas que avisan a la persona adecuada (y al cliente, si hace falta) antes de que el problema crezca.
• Lectura de documentos como albaranes, tickets o facturas, directamente en el sistema.
• Agentes que atienden por WhatsApp y actualizan la plataforma por sí solos, con una bandeja donde tu equipo ve cada conversación y puede tomar el control en cualquier momento.
• Trazabilidad de cada dato. Si la IA rellena o cambia un campo, queda registrado de dónde salió (un mensaje, un CV, una nota de voz) y se puede deshacer con un clic.
• Tu Claude o ChatGPT conectado a la plataforma (MCP), para que tu equipo consulte y actualice datos hablando con su asistente de IA.
• Consultas en lenguaje natural sobre tus datos, con permisos por persona y acceso de solo lectura.

Qué desarrollamos

• Plataformas de gestión interna: tareas, incidencias, inventario, fichajes y equipos.
• CRM a medida con agentes de IA que trabajan sobre WhatsApp, email o formularios.
• Apps para equipos de campo que funcionan en el móvil, con fotos, firma y geolocalización.
• Portales para clientes con el estado de sus servicios, documentos e informes.
• Integraciones entre tu ERP, CRM, contabilidad y otras herramientas.
• Extensiones de navegador que añaden IA a las herramientas que tu equipo ya usa.
• Pasarelas seguras para que la IA consulte tus sistemas sin exponer credenciales ni datos.

Proyectos reales

• Plataforma de gestión con IA para una empresa de jardinería hotelera. Más de 200 jardineros y 40 hoteles en una sola plataforma: tareas con prueba fotográfica, fichajes conectados a los lectores de tarjetas, aviso al hotel en 5 minutos si alguien no ficha e informes mensuales redactados por IA.
• CRM con agente de WhatsApp para una agencia de selección de personal doméstico (en desarrollo). El agente atiende a los candidatos por WhatsApp, lee sus CV en PDF o foto y sus notas de voz, comprueba los requisitos de cada oferta (documentación, distancia, experiencia) y los deja listos para entrevista o descartados con el motivo. Publica las ofertas en grupos de WhatsApp sin coste por mensaje. El equipo ve todas las conversaciones en una bandeja, puede tomar el control cuando quiera y consulta la plataforma desde su propio Claude o ChatGPT. Modelos de IA procesados en Europa, con un segundo proveedor de respaldo, y consentimiento y conservación de datos conforme al RGPD.
• Acceso seguro de la IA al ERP de un grupo empresarial. Una pasarela de solo lectura dentro de su red: sin puertos abiertos, con permisos por persona y todo registrado.
• Extensión de Chrome con sugerencias de respuesta por IA para el equipo de soporte de un e-commerce que atiende en 24 idiomas.
• Aprobación automática de comisiones de afiliados para una plataforma de reservas.

Cómo trabajamos

1. Talleres con tu equipo. Ponemos por escrito cómo funciona de verdad tu negocio: quién hace qué, qué esperan tus clientes y qué situaciones necesitan una alerta.
2. Especificación del producto. Un documento claro de qué vamos a construir y en qué orden, para que sepas exactamente qué recibes.
3. Desarrollo y pruebas. Construimos la plataforma según la especificación, te enseñamos los avances y la probamos con casos reales de tu equipo antes de ponerla en marcha.
4. Soporte y evolución. Mantenemos la plataforma y añadimos lo que el negocio vaya necesitando.

Usamos herramientas de desarrollo asistido por IA en todo el proceso, lo que nos permite construir más rápido y a un coste menor que un desarrollo tradicional.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software a medida? Depende de las funcionalidades y de las integraciones. Te damos un presupuesto cerrado después de la llamada inicial y los talleres. Compáralo siempre con lo que pagarías en cuotas por usuario durante tres o cuatro años.

¿Cuánto se tarda? Depende del alcance, y te damos el plazo junto con el presupuesto. Al usar desarrollo asistido por IA, solemos entregar bastante más rápido que un desarrollo tradicional.

¿El código es mío? Normalmente sí. Lo acordamos en cada proyecto y, por lo general, el código y los datos son de tu empresa. La plataforma puede funcionar en tu propia cuenta de servidor.

¿Y si un programa estándar ya me sirve? Te lo diremos. Si una herramienta existente encaja y la usan pocas personas, lo más sensato suele ser usarla y automatizar alrededor de ella.

¿Funciona en el móvil? Sí. Nuestras plataformas son responsive y están pensadas para que los equipos de campo las usen desde el teléfono.

¿Tu equipo sigue trabajando con WhatsApp y Excel?

Cuéntanos cómo trabajáis y te diremos si compensa un software a medida y qué podría hacer la IA en él. Reserva una llamada gratuita.