Formación obligatoria en IA (artículo 4 del AI Act): qué debe hacer una pyme en 2026

Si en tu empresa alguien usa ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude o cualquier otra herramienta de IA para trabajar, el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (RIA o AI Act) te obliga a formar a esa persona. No importa el tamaño de la empresa ni el sector.

La respuesta corta

• Sí, es obligatorio. El artículo 4 del AI Act exige a las empresas que usan IA que tomen medidas para que su personal tenga la alfabetización en IA que necesita. Se aplica desde el 2 de febrero de 2025.
• No ha desaparecido. El Digital Omnibus (Reglamento (UE) 2026/1744, en vigor desde el 27 de julio de 2026) suavizó la redacción, pero la obligación sigue en pie para todas las empresas.
• Ya se supervisa. Las autoridades nacionales pueden supervisarlo desde agosto de 2026. En España, la autoridad de referencia es la AESIA.
• No hace falta un certificado oficial ni un número mínimo de horas. Lo que cuenta es que hayas tomado medidas razonables y puedas demostrarlo.

Qué dice exactamente el artículo 4

El texto original, aplicable desde febrero de 2025, decía que los proveedores y los responsables del despliegue (las empresas que usan sistemas de IA en su actividad profesional) debían adoptar medidas para garantizar, “en la mayor medida posible”, que su personal tuviera “un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA”.

Para valorar qué es suficiente, la norma pide tener en cuenta:

• los conocimientos técnicos, la experiencia y la formación de cada persona,
• el contexto en el que se usa cada sistema de IA,
• las personas sobre las que se usa (clientes, candidatos, pacientes…).

El artículo 3.56 define la alfabetización en IA como las capacidades, los conocimientos y la comprensión necesarios para usar la IA con conocimiento de causa y ser conscientes de sus oportunidades, sus riesgos y los perjuicios que puede causar.

Qué cambió con el Digital Omnibus

El Reglamento (UE) 2026/1744, conocido como Digital Omnibus sobre IA, se publicó en el Diario Oficial el 24 de julio de 2026 y modificó el artículo 4 en tres puntos:

	Antes (feb. 2025 – jul. 2026)	Después (desde el 27 de julio de 2026)
Qué se exige	Garantizar un “nivel suficiente” de alfabetización	Tomar medidas que apoyen el desarrollo de la alfabetización
Tipo de obligación	Más cercana a una obligación de resultado	Obligación de medios: esfuerzo razonable y documentado
Nivel individual	No se aclaraba	Se aclara que no hay que garantizar un nivel concreto en cada persona
A quién afecta	Proveedores y empresas que usan IA	Igual: no se ha eliminado para nadie

El Omnibus también pide a la Comisión y a los Estados miembros que apoyen a las pymes con ejemplos prácticos de cumplimiento. Más ayuda, por tanto, pero la obligación sigue siendo de la empresa.

Fechas clave del AI Act para una pyme

Fecha	Qué ocurre
1 de agosto de 2024	Entra en vigor el Reglamento de IA
2 de febrero de 2025	Se aplican la alfabetización en IA (art. 4) y las prácticas prohibidas
27 de julio de 2026	Entra en vigor el Digital Omnibus: nueva redacción del art. 4
2 de agosto de 2026	Las autoridades nacionales empiezan a supervisar y sancionar. Se aplican las obligaciones de transparencia (art. 50)
2 de diciembre de 2027	Obligaciones de los sistemas de alto riesgo del anexo III, como los de selección de personal, evaluación del rendimiento o solvencia crediticia
2 de agosto de 2028	Alto riesgo del anexo I (IA integrada en productos regulados)

¿Afecta a mi empresa?

Casi seguro que sí. Basta con que alguien de tu equipo use IA para trabajar:

• Redactar correos, presupuestos o propuestas con ChatGPT o Claude.
• Resumir reuniones con Copilot, Gemini o una aplicación de transcripción.
• Atender a clientes con un chatbot o un agente de voz.
• Leer facturas o documentos con una herramienta de OCR con IA.
• Filtrar currículums o puntuar leads con un software que usa IA.

Algunos detalles que se suelen pasar por alto:

• No hay umbral de plantilla. Afecta igual a una empresa de 5 personas que a una de 500.
• Incluye a quien trabaja en tu nombre. Autónomos, colaboradores o personal externo que usan IA en tu actividad.
• También cuenta la “IA en la sombra”. Si tu equipo usa cuentas personales de ChatGPT para tareas de la empresa, esa IA la está usando tu empresa, aunque nadie lo haya aprobado.

¿Qué pasa si no lo cumplo?

El artículo 4 no tiene una multa propia en el Reglamento europeo. Cada Estado miembro fija su régimen de sanciones y la supervisión empieza en agosto de 2026. Pero el riesgo real está en otro sitio:

• Agrava otros problemas. Si un empleado comete un error con IA (datos personales en una herramienta no aprobada, una decisión discriminatoria, información falsa enviada a un cliente), no poder demostrar que lo formaste deja a la empresa en peor posición ante la autoridad, un juez o la AEPD.
• Las autoridades preguntarán por ello. Es la obligación más fácil de comprobar: basta con pedir las evidencias.
• Los clientes grandes ya lo exigen. Cada vez más cuestionarios de proveedores y licitaciones preguntan por la política de IA y la formación del personal.

Mitos habituales

“El Omnibus lo eliminó.” No. Lo suavizó y lo convirtió en una obligación de medios, pero sigue vigente para todas las empresas que usan IA.

“Necesito un certificado oficial.” No existe ningún certificado oficial obligatorio. La Comisión Europea ha indicado que un registro interno de la formación es suficiente.

“Con un curso online genérico ya cumplo.” Es un buen punto de partida, pero la norma pide tener en cuenta el contexto de uso y los conocimientos de cada persona. Quien usa IA para filtrar candidatos necesita algo distinto que quien la usa para redactar correos.

“Solo afecta a empresas tecnológicas.” Afecta a cualquier empresa cuyo personal use IA en su trabajo, sea un despacho de abogados, una inmobiliaria, un hotel o una empresa de jardinería.

Plan en 5 pasos para cumplir (y sacarle partido)

La buena noticia: hacerlo bien no solo cubre la obligación legal. Un equipo que sabe usar la IA ahorra horas de trabajo cada semana. Este es el plan que aplicamos con nuestros clientes.

1. Haz inventario de la IA que ya se usa

Pregunta a cada departamento qué herramientas usa, para qué y con qué datos. Incluye las que nadie ha aprobado. El resultado es una tabla sencilla: herramienta, quién la usa, para qué tarea y qué datos se introducen.

2. Define niveles según el rol y el riesgo

No todo el mundo necesita la misma formación:

Perfil	Ejemplos	Qué necesita saber
Uso básico	Redactar, resumir, traducir	Cómo funciona un modelo de lenguaje, errores y “alucinaciones”, qué datos no introducir, revisar antes de enviar
Uso con datos o clientes	Atención al cliente, ventas, finanzas	Lo anterior, más protección de datos, sesgos, transparencia con el cliente y cuándo pasar el caso a una persona
Decisiones sobre personas	RRHH, selección, evaluación, crédito	Lo anterior, más supervisión humana, discriminación y obligaciones de alto riesgo (diciembre de 2027)
Quien configura o compra la IA	IT, dirección, responsables de proceso	Riesgos de proveedores, contratos, seguridad, registros y la política interna de IA

3. Forma en dos rondas: general y por departamento

• Una sesión general para todos sobre qué es la IA, qué hace bien y qué hace mal, los riesgos y la política de la empresa.
• Una sesión por departamento con sus tareas reales. Aquí está el retorno: cada equipo sale con sus propios casos de uso funcionando, no con una lista de ideas.

4. Escribe una política de uso de IA de una página

Debe responder a cinco preguntas:

1. Qué herramientas están aprobadas (y con qué cuentas: corporativas, no personales).
2. Qué datos no se pueden introducir nunca.
3. Qué debe revisar una persona antes de que salga de la empresa.
4. Cuándo hay que avisar al cliente de que interviene una IA.
5. A quién se consulta en caso de duda.

5. Guarda las evidencias

Si la autoridad pregunta, esto es lo que deberías poder enseñar:

• Inventario de herramientas de IA y de sus usos
• Política de uso de IA, firmada o aceptada por el personal
• Contenido y materiales de cada formación
• Listas de asistencia con fecha, duración y perfil de cada asistente
• Registro de formación de nuevas incorporaciones
• Fecha prevista de la próxima revisión (la IA cambia rápido: revísalo al menos una vez al año)

Cómo lo hicimos en un grupo empresarial con 8 departamentos

Un grupo de empresas de Baleares, dedicado a la gestión de residuos, el mobiliario urbano, la jardinería y los servicios públicos, sentía que se estaba quedando atrás en IA. Lo abordamos con este mismo enfoque:

• Discovery presencial, departamento por departamento: 8 departamentos y 75 procesos identificados.
• Un taller general para toda la oficina, Del chatbot al agente, con una política de uso clara: cuentas corporativas, acceso de solo lectura a los sistemas y una persona que valida todo lo que sale de la empresa.
• Una sesión por departamento con sus procesos reales: revisión de nóminas con RRHH, presupuestos con ventas, informes para ayuntamientos con la oficina técnica y conciliación de facturas con finanzas.

El resultado: un programa que cubre el artículo 4 y, sobre todo, más de 1.600 horas al año liberadas de trabajo administrativo repetitivo. Puedes leer el caso completo aquí.

¿Se puede bonificar con FUNDAE?

Normalmente sí. La formación del personal en IA puede financiarse con el crédito anual de formación de FUNDAE si cumple sus requisitos: se comunica antes de empezar, tiene una duración mínima y la gestiona la empresa o una entidad organizadora. Las empresas de 1 a 5 trabajadores tienen un crédito mínimo de 420 € al año, y el de las demás depende de lo que cotizan. Confirma con tu gestoría el crédito disponible antes de planificar la formación.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas horas de formación en IA son obligatorias? Ninguna cifra concreta. El Reglamento no fija horas mínimas. Un punto de partida razonable para una pyme es una sesión general de 2 a 4 horas y una sesión práctica por departamento, con más profundidad para los perfiles que toman decisiones sobre personas.

¿Basta con prohibir el uso de la IA? En la práctica, no. Si nadie usa IA no hay obligación, pero las prohibiciones rara vez funcionan: la IA acaba usándose igualmente con cuentas personales, sin control y sin formación. Es más seguro aprobar herramientas y formar al equipo.

¿Afecta a los autónomos? Si un autónomo usa IA en su actividad profesional, es responsable del despliegue y la obligación le afecta. En la práctica, se cumple formándose a sí mismo y a quien trabaje para él.

¿Quién controla el cumplimiento en España? La Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA), junto con otras autoridades sectoriales. Si la IA trata datos personales, la AEPD también es competente.

¿Tengo que repetir la formación? La norma no fija una periodicidad, pero las herramientas cambian cada pocos meses. Revisa el programa al menos una vez al año y forma a cada nueva incorporación.

¿Quieres resolverlo en unas semanas?

En Aitomatik diseñamos e impartimos formación en IA para empresas adaptada a cada departamento, junto con el inventario, la política de uso y el registro de evidencias. Tu equipo cumple con el artículo 4 y aprende a ahorrar tiempo con IA en su trabajo real. Reserva una llamada gratuita y te contamos cómo lo plantearíamos en tu empresa.

Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Última revisión: 14 de octubre de 2026.