Caso de éxito: agente de IA en WhatsApp y CRM a medida para una agencia de selección de personal doméstico

De un vistazo

• Cribado de candidatos por WhatsApp, a cualquier hora, contra los requisitos de cada oferta
• CV en PDF o en foto y notas de voz leídos automáticamente para rellenar la ficha del candidato
• Ofertas publicadas en grupos de WhatsApp con la frecuencia que decide la agencia, sin coste por mensaje
• Una bandeja única donde el equipo ve todo lo que hace la IA y puede tomar el control de cualquier conversación
• El Claude o ChatGPT del equipo conectado al CRM, para consultarlo y actualizarlo hablando
• Datos y modelos de IA procesados en Europa, con consentimiento y conservación conformes al RGPD

El cliente

Una agencia de selección de personal doméstico: niñeras, personal de limpieza, cuidado de mayores, cocina y parejas internas, para familias en varias ciudades. Un equipo pequeño que conoce a fondo a sus candidatos y a sus familias, y que hace casi todo su trabajo por WhatsApp.

El reto

El trabajo de la agencia se repetía cada día:

• Ofertas publicadas a mano en varios grupos de WhatsApp, una a una, varias veces al día.
• Un goteo constante de mensajes privados de candidatos interesados, muchos con las mismas preguntas.
• La mayoría no encajaban por algo objetivo: documentación, distancia hasta la casa, experiencia o idiomas. Pero había que preguntarlo, uno por uno, antes de saberlo.
• CV en fotos, PDFs y notas de voz, que había que leer y pasar a mano a una hoja de cálculo.
• Una hoja de cálculo como CRM, sin historial de quién había dicho qué ni de por qué se descartó a alguien.

El objetivo que nos marcaron era claro: que el equipo solo hable con candidatos que ya cumplen los requisitos de la oferta, y que tenga su CV y sus datos antes de llamarles.

Lo que construimos

Un CRM a medida para la agencia

Ofertas, candidatos, familias, grupos de WhatsApp y candidaturas, con el estado de cada candidato en cada oferta: nuevo, en cribado, listo para entrevista, descartado (con el motivo), entrevistado, enviado a la familia, contratado. Cada oferta tiene campos públicos (los que se publican) y privados (la dirección, los datos de la familia), claramente separados.

Un agente de IA que criba por WhatsApp

Cuando un candidato escribe al número de la agencia:

1. Le informa de que habla con un asistente de IA y le pide el consentimiento para tratar sus datos, de forma conversacional.
2. Le pregunta lo que falta para la oferta que le interesa: documentación, zona, transporte, experiencia, idiomas, disponibilidad.
3. Lee su CV si lo envía en PDF o en foto, y transcribe sus notas de voz. Rellena la ficha con todo lo que el documento permite.
4. Comprueba los requisitos de la oferta. Los filtros objetivos (documentación, tiempo de desplazamiento máximo) se comprueban en el código, no en las instrucciones de la IA: el agente no puede marcar como apto a alguien que no los cumple.
5. Termina con una decisión clara: listo para entrevista (y pregunta cuándo prefiere que le llamen) o descartado con el motivo, con un mensaje amable y, si hay otra oferta que encaje, se la menciona.

Si el candidato pregunta algo que el agente no puede responder, se queja o pide hablar con una persona, pasa la conversación al equipo con el motivo.

Publicación en grupos y ofertas a candidatos

• Publicación automática de las ofertas activas en los grupos de WhatsApp, en franjas horarias y con la frecuencia de cada grupo, con pausas aleatorias para no parecer un robot.
• Ofertas nuevas a candidatos que aceptaron recibirlas, filtrando por requisitos, siempre con confirmación previa del equipo.
• Recordatorios a quien deja una conversación a medias, nunca de noche y con un máximo.

Conectamos el WhatsApp de la agencia con Evolution API, sin coste por mensaje y con acceso a los grupos que ya existían. Lo explicamos en nuestra comparativa de Evolution API y la API oficial de WhatsApp.

El resumen para la familia

Cuando un candidato pasa la entrevista, la plataforma redacta un resumen para la familia con su perfil, su experiencia y las notas de la entrevista, adaptado a la oferta. Nunca incluye su teléfono, su dirección exacta, sus documentos ni los datos de sus referencias. El equipo lo revisa, lo edita si quiere y lo envía.

Las personas, siempre al mando

La IA hace el trabajo repetitivo, pero el equipo decide:

• Una bandeja con todas las conversaciones, también las que lleva la IA, con una etiqueta clara: IA, manual o pendiente de una persona.
• Tomar el control en un clic. La IA se detiene al instante. Si alguien responde desde el propio móvil de la agencia, la plataforma lo detecta y pasa la conversación a manual automáticamente.
• De dónde sale cada dato. Cada campo que la IA rellena muestra su origen (un mensaje, el CV, una nota de voz, un documento) con un enlace al mensaje y un botón para deshacerlo.
• Notas por voz. Después de una entrevista, el equipo dicta sus notas y la plataforma actualiza la ficha del candidato, mostrando qué campos ha cambiado.

Seguridad y protección de datos

• Datos y modelos de IA procesados en Europa, sin retención de datos por parte de los proveedores de IA, y con un modelo de respaldo de otro proveedor: si el principal falla, el cribado no se para.
• Lo que la IA no puede ver: la dirección de la familia y sus datos privados nunca llegan al agente. El número de documento de identidad puede guardarlo si el candidato lo envía, pero no puede leerlo después, así que no puede filtrarlo aunque alguien intente manipularlo.
• El contenido de los candidatos se trata como datos, no como instrucciones, para evitar que un mensaje o un CV manipulen al agente.
• Consentimiento, baja de las ofertas y conservación de 5 años, con borrado a petición del candidato.
• Pruebas antes de cada cambio: un conjunto de conversaciones reales anonimizadas se repite contra cada nueva versión de las instrucciones, en el modelo principal y en el de respaldo.

El CRM, dentro del Claude o ChatGPT del equipo

Conectamos la plataforma al asistente de IA del equipo mediante un servidor MCP. Desde su propio Claude o ChatGPT pueden preguntar “¿qué candidatas con papeles en Madrid tienen experiencia con bebés?”, crear una oferta dictándola o ver las estadísticas de la semana. Cada persona entra con su propio usuario, todo queda registrado y nada irreversible se puede hacer desde ahí: las acciones delicadas piden una confirmación explícita y el asistente nunca envía mensajes a candidatos.

Cómo trabajamos

1. Reunión de arranque con el equipo para entender cómo trabajan hoy, con sus conversaciones, su hoja de cálculo y sus textos reales.
2. Una especificación detallada de la plataforma, validada con ellos, con las decisiones abiertas a la vista.
3. Desarrollo por fases, probando cada parte con conversaciones simuladas antes de conectar WhatsApp.
4. Pruebas con el equipo intentando romperlo en un grupo de pruebas, y lanzamiento progresivo: primero una oferta y un grupo, después el resto.

Estado del proyecto

La plataforma está construida y en la fase final de pruebas con el equipo, antes del lanzamiento progresivo con ofertas reales. Actualizaremos este caso con los resultados en cuanto tengamos datos de uso real.

Claves

1. Los filtros objetivos, en el código. La IA conversa y extrae datos; las reglas que no se pueden saltar las comprueba el sistema.
2. WhatsApp es donde están los candidatos. Llevar el proceso allí, en lugar de pedirles un formulario, es lo que hace que respondan.
3. La IA sin supervisión no es una opción. Una bandeja clara, el control a un clic y el origen de cada dato son lo que da confianza al equipo.
4. Protección de datos desde el diseño. Lo que la IA no necesita ver, no lo ve.

¿Tu agencia trabaja igual?

Si publicas ofertas a mano y pasas el día respondiendo las mismas preguntas por WhatsApp, podemos construir algo así para ti. Mira lo que hacemos para agencias de selección de personal o reserva una llamada gratuita.