Qué es NotebookLM (ahora Gemini Notebook), cómo usarlo en el trabajo y cuándo tu empresa necesita algo más

Alguien de tu equipo ha subido el manual de procedimientos a NotebookLM, le ha hecho preguntas y le ha encantado. Ahora te preguntas si podéis usarlo en toda la empresa, si es gratis y qué pasa con los documentos que subís. Aquí tienes qué es, cómo se usa, para qué sirve en el trabajo y dónde se queda corto.

La respuesta corta

• NotebookLM es la herramienta de IA de Google que responde solo con los documentos que tú le das, con citas que te llevan al párrafo exacto de la fuente. Desde el 16 de julio de 2026 se llama Gemini Notebook, pero es el mismo producto, y la dirección antigua redirige a la nueva.
• Es gratis con una cuenta de Google: hasta 100 cuadernos y 50 fuentes por cuaderno. Los planes de pago (Google AI Plus, Pro y Ultra) y Google Workspace suben esos límites.
• Funciona en español, tanto el chat como los resúmenes de audio, con español de España incluido.
• En el trabajo sirve para consultar documentos: manuales de acogida, políticas internas, pliegos de licitaciones, investigación o preparación de reuniones.
• Su límite es que solo lee lo que subes. No se conecta a tu ERP ni a tu CRM, no hace nada en tus sistemas y no reparte permisos por persona sobre los documentos de la empresa. Para eso hace falta un asistente interno a medida.

¿Qué es NotebookLM?

NotebookLM es un asistente de investigación de Google basado en sus modelos Gemini. Nació en 2023 como Project Tailwind y, según Google, ya lo usan más de 30 millones de personas y más de 600.000 organizaciones.

La diferencia con ChatGPT o con el propio Gemini es que trabaja sobre las fuentes que tú eliges. Creas un cuaderno, le subes tus PDF, documentos o enlaces, y las respuestas salen de ahí, con citas numeradas que puedes pinchar para ver el fragmento original. Si la respuesta no está en tus fuentes, te lo dice en lugar de inventarla. En la jerga, eso se llama una IA “anclada” (grounded) en tus documentos.

NotebookLM ahora se llama Gemini Notebook

El 16 de julio de 2026 Google cambió el nombre de NotebookLM a Gemini Notebook. Tus cuadernos y fuentes siguen donde estaban, y el producto sigue siendo independiente (en notebook.google.com). Lo que cambia es que se integra más con el resto de Google: puedes crear y abrir cuadernos desde la app de Gemini, se sincronizan en ambos sentidos y también aparecen en el Modo IA del buscador (solo en inglés y fuera del Espacio Económico Europeo). En esta guía usamos los dos nombres, porque casi todo el mundo lo sigue buscando como NotebookLM.

¿Cómo funciona NotebookLM? Fuentes y límites

Cada cuaderno es un espacio cerrado con sus propias fuentes. Lo que puedes añadir, según el centro de ayuda de Google:

• Documentos: PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx), texto, Markdown, CSV y ePub.
• Archivos de Google: Documentos, Presentaciones (hasta 100 diapositivas) y Hojas de cálculo (con un límite de tamaño).
• Web y vídeo: páginas web por URL y vídeos públicos de YouTube con subtítulos.
• Audio e imágenes: archivos de audio (se transcriben al importarlos) e imágenes.
• Texto pegado y chats de Gemini.

Cada fuente admite hasta 500.000 palabras o 200 MB. Los archivos de Google Drive se sincronizan solos cada pocos minutos; los PDF y archivos subidos, no: si cambia el original, tienes que volver a subirlo.

Plan	Cuadernos	Fuentes por cuaderno	Uso (chat, audios, informes…)
Gratis (cuenta de Google)	100	50	Límites estándar
Google AI Plus	200	100	2 veces el estándar
Google AI Pro	500	300	4 veces el estándar
Google AI Ultra	500	500 o 600	5 o 20 veces más que Pro
Google Workspace	Según la licencia	Según la licencia	Servicio principal en la mayoría de ediciones; los límites suben con la edición y los complementos de IA
Gemini Notebook Enterprise (Google Cloud)	500	300	Para empresas que necesitan residencia de datos y controles avanzados

Google advierte que estos límites pueden cambiar. El uso funciona por ciclos: cuando llegas al tope, se recupera a las pocas horas, con un máximo semanal. Puedes ver tu consumo en Ajustes > Uso.

Funciones principales

• Chat con tus fuentes, con citas en cada respuesta. Puedes elegir qué fuentes del cuaderno usa.
• Resúmenes de audio (Audio Overviews): un pódcast generado a partir de tus documentos. Hay cuatro formatos: conversación a fondo entre dos voces, resumen breve, crítica y debate. Disponible en más de 80 idiomas; el modo interactivo, en el que intervienes tú, solo en inglés.
• Resúmenes en vídeo (Video Overviews): vídeos generados a partir de tus fuentes, en tres formatos: explicativo (diapositivas narradas), corto (unos 60 segundos) y cinemático (solo en inglés).
• Mapas mentales para ver de un vistazo cómo se relacionan los temas.
• Informes, guías de estudio, tarjetas de memoria, cuestionarios, infografías y presentaciones generados a partir de las fuentes.
• Notas que guardas dentro del cuaderno.
• Descubrir fuentes: le pides que busque en la web fuentes sobre un tema y las añade al cuaderno.
• Compartir: como lector (solo consulta) o editor (puede añadir y quitar fuentes), en modo “solo chat” o de forma pública con enlace (solo con cuentas personales; en Workspace Enterprise y Education está desactivado). Si lo compartes con al menos otras 4 personas, ves cuántas lo usan y cuántas preguntas hacen.
• Análisis de datos con código: desde el cambio de nombre, cada cuaderno tiene un “ordenador en la nube” que ejecuta código sobre tus fuentes. Se está desplegando primero en los planes de pago más altos y en Workspace con los complementos AI Expanded o Ultra.

¿NotebookLM es gratis?

Sí. Cualquiera con una cuenta de Google puede usarlo gratis en notebook.google.com o en la app para Android e iOS, con los límites del plan estándar: 100 cuadernos y 50 fuentes por cuaderno. Para la mayoría de usos individuales es suficiente.

Los planes de pago de Google para particulares (Google AI Plus, Pro y Ultra, que sustituyen al antiguo NotebookLM Plus) amplían los límites y añaden funciones. Los precios cambian por país y con frecuencia, así que consúltalos en la página de planes de Google One antes de decidir.

Para empresas, Gemini Notebook está incluido en la mayoría de planes de Google Workspace como servicio principal, igual que Gmail o Drive, con más capacidad en las ediciones superiores y con los complementos de IA. En algunas ediciones, como Essentials Starter, es solo un servicio adicional con las condiciones de consumo de Google. Y existe Gemini Notebook Enterprise, dentro de Google Cloud, para organizaciones que necesitan elegir dónde se guardan los datos (UE o EE. UU.), claves de cifrado propias e inicio de sesión con su proveedor de identidad (por ejemplo, Microsoft Entra ID).

¿NotebookLM funciona en español?

Sí. La interfaz y las respuestas están disponibles en más de 80 idiomas, entre ellos español de España, de Latinoamérica y de México. Por defecto usa el idioma de tu cuenta de Google, y puedes cambiar el idioma de salida en los ajustes. Puedes subir documentos en inglés y preguntar en español, o al revés. Algunas funciones van por detrás: el modo interactivo del audio y la duración “más larga” solo están en inglés.

Cómo usar NotebookLM paso a paso

1. Entra en notebook.google.com con tu cuenta de Google. En la empresa, usa la cuenta de Workspace, no la personal (más abajo explicamos por qué).
2. Crea un cuaderno por tema, no uno para todo: “Manual de acogida”, “Licitación Ayuntamiento X”, “Políticas de RR. HH.”. Las respuestas son mejores cuanto más acotadas están las fuentes.
3. Añade las fuentes. Mejor desde Google Drive, porque se mantienen actualizadas solas. Si subes PDF, apunta la fecha de la versión.
4. Pregunta en el chat. Sé concreto: “¿Cuántos días de vacaciones tiene un empleado con 3 años de antigüedad según el convenio?” funciona mejor que “háblame de las vacaciones”.
5. Comprueba las citas. Pincha en el número de cada cita y lee el fragmento original antes de usar la respuesta para algo importante.
6. Guarda lo útil como nota y genera lo que necesites: un informe, una guía, un resumen de audio para escuchar de camino a una reunión.
7. Compártelo con tu equipo como lector o en modo solo chat, para que pregunten sin poder cambiar las fuentes.

Para qué sirve NotebookLM en una empresa

Estos son los usos que mejor funcionan en pymes, porque todos consisten en consultar un conjunto cerrado de documentos:

• Acogida de nuevos empleados. Un cuaderno con el manual, los procedimientos y las preguntas frecuentes, compartido en modo solo chat. El empleado pregunta “¿cómo pido un día libre?” y la respuesta viene con la cita del procedimiento.
• Políticas y convenios. RR. HH. resuelve dudas sobre el convenio colectivo, la política de gastos o el protocolo de teletrabajo sin buscar en 80 páginas.
• Licitaciones. Subes el pliego de condiciones y los anexos, y preguntas por requisitos de solvencia, criterios de puntuación o fechas. Sirve para entender el pliego rápido; la oferta sigue necesitando a tu equipo.
• Investigación y propuestas. Informes de mercado, normativa o documentación técnica de un proveedor, con un mapa mental para ordenar ideas.
• Material de formación. A partir de un manual, genera guías de estudio, cuestionarios y tarjetas para repasar, o un resumen de audio para escuchar.
• Preparar reuniones. Subes el contrato, las actas anteriores y la propuesta del cliente, y pides un informe con los puntos abiertos.
• Soporte interno. Fichas técnicas de producto para que el equipo comercial o de soporte responda con precisión.

¿Es seguro usar NotebookLM con documentos de la empresa?

Depende de con qué cuenta lo uses. Esto dice Google en su documentación:

• Con una cuenta de Workspace (la de la empresa, en una edición donde es servicio principal o complemento): tus archivos, preguntas y respuestas no los revisan personas ni se usan para entrenar modelos de IA. Se rigen por los términos de Google Cloud y Workspace, que es lo que te da el contrato de tratamiento de datos que necesitas para el RGPD.
• Con una cuenta personal de Google: Google dice que tu contenido no se usa para entrenar directamente sus modelos, salvo que envíes valoraciones (el pulgar arriba o abajo). En ese caso recoge la conversación completa, puede revisarla un equipo de personas y la conserva hasta 3 años. Además, una cuenta personal no tiene contrato con tu empresa ni la controla tu administrador.

Conclusión práctica: documentos de empresa, solo en cuentas de empresa. Si quieres más detalle sobre dónde procesan los datos los grandes proveedores, lo explicamos en nuestra guía de IA y RGPD.

NotebookLM vs ChatGPT Projects vs Claude Projects

Las tres herramientas permiten trabajar con un conjunto de documentos. Cambia el enfoque:

	NotebookLM / Gemini Notebook	ChatGPT Projects	Claude Projects
Enfoque	Responder solo con tus fuentes, con citas	Chat general con archivos e instrucciones del proyecto	Chat general con una base de conocimiento e instrucciones
Gratis	Sí, 50 fuentes por cuaderno	Sí, con menos archivos por proyecto	Sí, hasta 5 proyectos
Citas a la fuente	Sí, en cada respuesta, enlazadas al fragmento	No siempre	No siempre
Formatos generados	Audio, vídeo, mapas mentales, informes, cuestionarios	Texto, imágenes, documentos	Texto, documentos, artefactos
Usa conocimiento general	No, se ciñe a tus fuentes	Sí	Sí
Compartir en la empresa	Con Workspace	En todos los planes; con gestión en los de empresa	En planes Team y Enterprise

Si lo que quieres es consultar documentos con la máxima fidelidad, NotebookLM es la mejor opción de las tres. Si quieres redactar, analizar y trabajar con esos documentos como apoyo, ChatGPT o Claude son más flexibles. Lo comparamos a fondo en ChatGPT vs Claude vs Gemini para empresas.

Los riesgos de usar NotebookLM en una empresa sin un plan

NotebookLM es una buena herramienta personal. Los problemas aparecen cuando se convierte, sin que nadie lo decida, en “el asistente de la empresa”:

• Documentos confidenciales en cuentas personales. Es el riesgo más habitual. Un empleado sube contratos, nóminas o datos de clientes a su cuenta de Gmail para trabajar más rápido. Esos datos salen del control de la empresa, sin contrato de tratamiento, y si un día pulsa el pulgar arriba, pueden acabar revisados por personas. Si deja la empresa, los cuadernos se van con él.
• No hay permisos por persona sobre los documentos de la empresa. Un cuaderno compartido lo ve entero quien tenga acceso. No puedes hacer que el comercial vea las tarifas pero no las nóminas dentro del mismo asistente. Así que acabas con decenas de cuadernos sueltos o, peor, con uno que lo tiene todo y lo ve todo el mundo.
• Fuentes desactualizadas. Los PDF subidos no se actualizan. Seis meses después, el asistente responde con la tarifa del año pasado o con un procedimiento que ya no existe, y lo hace con una cita que parece fiable.
• Solo responde con lo que subes. No consulta tu ERP, tu CRM ni tu correo, así que no sabe qué facturas están pendientes ni en qué estado está un pedido. Y no puede actuar: no crea un presupuesto ni registra una incidencia.
• No se integra con tus sistemas. No hay forma de conectarlo a tu software de gestión o a tus bases de datos, ni de controlar desde ahí quién pregunta qué. Solo la edición Enterprise tiene una API, en versión preliminar, y sirve para gestionar cuadernos y fuentes, no para consultar tus sistemas.
• Sin control de uso. Sin una política, nadie sabe qué documentos hay en qué cuadernos, quién los comparte ni con quién.
• Puede equivocarse. Las citas reducen las invenciones, pero no las eliminan. Google lo advierte: puede cometer errores. Para decisiones legales, laborales o económicas, alguien tiene que leer la fuente.

¿Tu equipo ya usa NotebookLM con documentos de la empresa? Cuéntanos cómo y te ayudamos a ordenarlo.

Cuándo una empresa necesita algo más que NotebookLM

NotebookLM se queda corto cuando el asistente tiene que:

• Responder con datos vivos de tus sistemas (ERP, CRM, gestión de incidencias), no solo con documentos.
• Respetar quién puede ver qué, con los permisos que cada persona ya tiene en la empresa.
• Mantenerse al día solo, leyendo siempre la última versión de cada documento.
• Hacer cosas, no solo responder: crear un presupuesto, registrar un pedido, abrir una incidencia.
• Guardar un registro de cada consulta en tu propia infraestructura.

Eso es un asistente interno a medida: un sistema RAG (la IA busca primero en tus documentos y datos, y responde con lo que encuentra) con permisos, conectado a tus herramientas. Lo explicamos en nuestras guías sobre IA local y RAG para empresas y sobre MCP, el estándar que permite conectar la IA a tus sistemas de forma controlada. Construirlo con alguien que ya lo ha hecho evita los errores caros: permisos mal resueltos, credenciales expuestas o un proyecto que se queda a medias.

Cómo lo hacemos en Aitomatik

Trabajamos en dos frentes, según lo que necesite tu empresa:

• Formar a tu equipo para usar bien estas herramientas. NotebookLM, ChatGPT o Claude rinden mucho más cuando la gente sabe qué subir, cómo preguntar y qué no hacer nunca con una cuenta personal. Nuestra formación en IA para empresas incluye una política de uso clara y casos reales de cada departamento, y cubre la obligación de formación del artículo 4 del AI Act.
• Construir asistentes internos conectados a tus sistemas, con permisos por persona. En un grupo empresarial de Baleares montamos una pasarela de solo lectura dentro de su red: la IA consulta su ERP sin abrir puertos a internet, cada persona ve solo lo que ya podía ver (permisos resueltos contra Active Directory), las credenciales nunca salen de la pasarela y cada consulta queda registrada. Y formamos a toda la oficina, departamento por departamento.

Cuando hace falta algo más específico, lo desarrollamos como software a medida con IA, con desarrollo asistido por IA para llegar antes y, para clientes europeos, modelos procesados en Europa sin retención de datos ni entrenamiento.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre Gemini y NotebookLM? Gemini es el asistente general de Google: responde con lo que sabe y busca en internet. NotebookLM (ahora Gemini Notebook) responde solo con las fuentes que tú añades, con citas. Desde julio de 2026 puedes usar los cuadernos también desde la app de Gemini.

¿Cuántos cuadernos y fuentes puedo tener gratis? Con el plan gratuito, 100 cuadernos y 50 fuentes por cuaderno, cada una de hasta 500.000 palabras o 200 MB. Los planes de pago y Workspace amplían esos límites.

¿Es seguro usar NotebookLM? Con una cuenta de Workspace, Google no usa tus datos para entrenar modelos ni los revisan personas. Con una cuenta personal, no entrena directamente con ellos, pero si envías valoraciones puede revisarlas un equipo humano. Para documentos de empresa, usa siempre la cuenta de empresa.

¿NotebookLM puede conectarse a mi ERP o a mi CRM? No. Solo trabaja con las fuentes que añades: archivos, Google Drive, webs y vídeos. Para consultar datos de tus sistemas hace falta un asistente a medida conectado, por ejemplo, mediante MCP.

¿Qué diferencia hay entre NotebookLM y ChatGPT? ChatGPT es un asistente general que usa su conocimiento y la web, y puede trabajar con archivos. NotebookLM se ciñe a tus documentos y cita cada respuesta, lo que lo hace más fiable para consultar manuales o contratos y menos útil para redactar o crear desde cero.

¿Quieres que tu equipo use la IA con tus documentos sin riesgos?

Te ayudamos a decidir qué herramienta encaja con cada uso, formamos a tu equipo para usarla bien y, cuando una herramienta estándar no basta, construimos el asistente interno conectado a tus sistemas. Consulta nuestra consultoría en IA y automatización o reserva una llamada gratuita.

Los límites, planes y nombres de producto de Google cambian con frecuencia. Última revisión: 15 de octubre de 2026.